|
|
|
|
|
|
| | |
|
| | |
| | | |
| |
| |
Tieteellisten kongressien uusin viestintämuoto |
Tieteellisten tutkimustulosten julkistamisella kongressissa saavutetaan laajempi asiantuntijayleisö, heidän kanssaan voi paremmin keskustella kysymyksistä ja ideaalitilanteessa vaihtaa paitsi tietoja ja mielipiteitä myös saavuttaa yhteistyötuloksia. Tämä ei missään nimessä rajoita kongressin viestintämahdollisuuksia, koska sisältö voidaan välittää myös PR-toiminnan, yritysjulkaisujen ja internetin avulla huomattavasti suuremmalle kohderyhmälle kuin mitä kongressissa voidaan tavoittaa. Tällä tavoin esimerkiksi sisältö on paitsi yksittäisen symposiumin 150 osanottajan tai kaikkien 4 000 kongressivieraan saatavilla, myös potentiaalisesti rajoittamattoman asiantuntija- ja hammaslääkärijoukon saatavilla kaikkialla maailmassa. Kriittisenä tekijänä tässä ei kuitenkaan ole pelkästään sopivan sisällön valitseminen vaan myös sopivien viestintävälineiden valinta. GABA:n, johtavan eurooppalaisen hammashoitotuotteiden valmistajan standardit on esitetty seuraavassa.
Myös silloin, kun ammattijärjestäjä järjestää kongressin tieteellisen yrityksen puolesta, median osallistuminen ja kongressin mainonta kokonaisuudessaan samoin kuin myös kongressin eri osa-alueiden osalta (kuten yksittäiset symposiumit) voivat lisätä osallistujien määrää yritysviestintää lisäämällä. Tämä pätee erityisesti silloin, kun voidaan käyttää kansainvälisiä resursseja kuten mediakontakteja ja GABA-ryhmän eri markkina-alueiden asiantuntemusta.
Esimerkkinä tarkastellaan Tukholman EuroPerio6 -tapahtumaa, European Federation of Periodontologyn (EFP) 6. kongressia kesäkuussa 2009, joka on tieteellinen parodontologian alan huipputapahtuma, joka järjestetään vain joka kolmas vuosi: kongressi merkitsi GABA:lle EFP:n yhteistyökumppanina, että GABA International AG:n keskitetysti tuottaman materiaalin (etukäteisilmoitus, kutsu, puhujaluettelo jne.) avulla GABA saattoi ottaa yhteyttä maakohtaisten GABA-markkinoiden mediakontakteihin hajautetusti ja herättää heidän kiinnostuksensa osallistua samana päivänä pidetyn osallistujiltaan korkeatasoisen EFP- ja GABA-symposiumin lehdistökonferenssiin. GABA mainosti EuroPerio6-kongressia paitsi kutsumalla paikalle lehtimiehiä myös omalla internetsivustollaan sekä yrityksen painotuotteissa (kuten hammaslääkäreiden ja asiantuntijoiden erikoisaikakauslehdessä Prophylaxedialog, joka on saatavana kaikkialla Euroopassa ja jonka levikki on jopa 100 000 kappaletta).
Tapahtuman videoi ja kuvasi yksityinen filmiryhmä ja itsenäinen valokuvaaja. Yksittäiset julkilausumat videoitiin ja puhujille esitettiin myös jälkikäteen muutamia kysymyksiä joko tapahtumassa tai tapahtuma-alueella sopivassa kongressi-ilmapiirissä. Filmiryhmän erikoispiirteenä oli varsin harkitusti, ettei editoijaa ollut palkattu. Sen sijaan yritysviestintäryhmä keskusteli asetelmista suoraan kameramiehen kanssa ja myös suoritti editoinnin hänen kanssaan kuvausten jälkeen. Sisällön tuntemus ja yrityksen näkökulma täydentää siten palvelun tarjoajan teknistä asiantuntemusta ja luovia mahdollisuuksia. Kokemukset ulkopuolisista editoinneista taas ovat osoittaneet epätoivottua suuntausta aiheiden yksinkertaistamiseen potilaan näkökulmasta, joka lähtökohtana ei juuri sovellu asiantuntijayleisölle. Valokuvaajaa ja filmiryhmää ei varattu paikan päältä. He olivat sen sijaan jo kokeiltuja ja hyväksi havaittuja kokeneita asiantuntijoita, jotka saapuivat mukana kongressipaikalle.
Eräät asiantuntijat kokevat kuvatuksi tulemisen epätavallisena tilanteena. Seuraava lyhyt opastus on suunniteltu auttamaan heitä tilanteeseen valmistautumisessa: |
|
"GABA tiedottaa tieteellisissä symposiumeissa kuin myös lehdistötiedotteilla hammaslääkäreille mm. ammattilehtien (hammaslääketieteellisten) välityksellä kutsumalla paikalle erikoistuneita lehtimiehiä, sekä myös suoraan internetin välityksellä. Me haluamme antaa hammaslääkäreille mahdollisuuden osallistua "kotoa ja toimistosta käsin" tapahtumaan mahdollisimman laajalta alueelta.
Siksi käytämme internetsivustoja www.gaba.com (kansainvälinen), www.gaba-dent.de (Saksa) ja /tai muita GABA-ryhmän internetsivustoja eri maissa ja julkaisemme niissä:
- Asiantuntijalta saamamme lyhennelmän ja ansioluettelon
- Kuvia symposiumista (puhujista ja yleisöstä)
- Lyhyitä audiovisuaalisia jaksoja, jotka on kuvattu suoraan esityksestä ja/tai esityksen jälkeen kysyttäessä asiantuntijalta 2–3 kysymystä esityksen ydinkohdista. Verkossa esitettävän materiaalin pituus on kestoltaan enintään 1–3 minuuttia.
Asiantuntijan ei tarvitse tehdä tätä varten mitään erikoisvalmisteluja. Symposiumin järjestämispäivänä suhdetoiminnan ja viestinnän johtaja antaa muutamia vihjeitä kamerakulmista ja kysymyksistä, joita GABA haluaa esittää. Luonnollisesti asiantuntija saa hyväksyä kysymykset etukäteen. Tarvitsemme esityksen käyttöömme etukäteen, jotta voimme valmistella nämä kysymykset.
PR-aiheisiin kysymyksiin vastaa: Dr. Stefan Hartwig, sähköposti xxxx, puh. xxxx.
Välittömästi näiden kahden tapahtuman jälkeen lehdistömateriaali välitettiin poissa olleelle medialle, ja GABA:n internetsivuille päivitettiin samat tiedot. Pääsivulla esitettävän tiedotteen asemesta sivulle luotiin lyhyt johdatus ja linkki täydellisiin kongressiraportteihin.
Täydelliset kongressiraportit helppokäyttöisessä internetosoitteessa (www.gaba.com/europerio) koostuivat johdantokuvituksesta, jolla välitettiin tunnelmia kongressin ilmapiiristä ja runsaasta osallistujamäärästä ja neljän GABA-symposiumin neljä otsikkoa.
Jokaiseen otsikkoon sisältyi:
- lyhyt yhteenveto, puhujan nimi ja tausta sekä esityksen otsikko (mukaan lukien kuva tapahtuman puhujasta)
- linkki ansioluetteloon (mukaan lukien latausmahdollisuus)
- linkki esityksen lyhennelmään
- linkki yhteen tai useampaan audiovisuaalisen tiedostoon esityksestä tai lyhyeen, heti esityksen jälkeen tehtyyn haastatteluun
Lopuksi julkaistiin
- lyhyt yhteenveto symposiumin tieteellisistä keskusteluista (riippumattoman tieteellisen puheenjohtajan selvityksen jälkeen)
- verkko-oppimistyökalu keskustellusta aiheesta (halitoosi)
Lukuun ottamatta visuaalista materiaalia, jonka editointi ja käsittely veivät viikon, julkaistiin kaikki muu tieto internetissä heti tapahtuman jälkeen etukäteisvalmistelujen ansiosta.
Tämän lisäksi
- internetissä julkaistiin median edustajille suunnattu lisätietoja ja valokuvia sisältävä lehdistötiedote (mukaan lukien latausmahdollisuudet) asiaankuuluvalla otsikolla varustettuna
- yrityksen oman erikoisaikakauslehden Prophylaxedialogin yhteen teemaan keskittyvä erikoisnumero ilmestyi saksaksi ja englanniksi ja käsitteli GABA-symposiumin avainaihetta erillisellä otsikolla (www.gaba.com/prophylaxedialog); julkaisuun sisältyi painetun lehden tekstejä ja myös ns. "tietopisteitä" eli linkkejä tekstin kirjallisuusviitteisiin, valokuviin tai audiovisuaaliseen materiaaliin.
EuroPerio-kongressin tapahtumat julkistettiin lehdistötiedotteella ja heti tapahtuman jälkeen avainsisällöstä tiedotettiin lehdistömateriaalilla (mukaan lukien lehdistötiedote). Kun audiovisuaalinen sisältö ja Prophylaxedialog-lehden verkkoversio olivat valmiita, myös näistä tiedotettiin lehdistötiedotteella.
GABA:n tiedotustarpeet EuroPerio6-kongressissa hoidettiin siis:
- internetsivuston neljällä kontaktipisteellä (ilmoitus pääsivulla, kongressiraportit, neljä lehdistötiedotetta, Prophylaxedialog-lehti)
- pelkästään Saksassa julkaistiin ammattilehdistössä seitsemän artikkelia seuraavien 12 viikon aikana suhdetoimintatyön ansiosta ja niillä oli yhteensä noin 220 000 lukijaa. Sen lisäksi, että artikkeleissa raportoitiin kongressista ja symposiumista, niissä julkaistiin myös lisätietoja varten internetosoite. Tätä seuraavina viikkoina sivun latauskertojen määrässä havaittiin huomattava 15 prosentin kasvu.
Tarjolla olevien vaihtoehtojen, joihin kävi tutustumassa useita tuhansia käyttäjiä pelkästään kongressia seuranneiden kuuden viikon aikana, jatkokehittämiseksi GABA päätti jatkossa paitsi tiedottaa etukäteen vastaavanlaisista tapahtumista ja niiden mediaesityksistä medialle ja ammattilaisille myös hyödyntämällä tiedottamisessa Twitter-verkkoblogia (www.twitter.com/zahngesundheit), joka on suunnattu välinettä käyttäville hammaslääkäreille ja heidän tiimeilleen ja tiedottaa uudesta sisällöstä internetissä tai painetussa yritysmediassa.
Mediaesitykset, yhteistyökumppaneillemme tarjotun neutraalin palvelun lisäksi, ovat merkittävässä asemassa lehdistötiedotteiden järjestämisessä ja GABA:n lääketieteelliselle/tieteelliselle imagolle kokonaisuutena varmistamassa, että kansalliset ja kansainväliset tiedeyritykset tarjoavat yritysryhmälle vastaavanlaisia tiedostusmahdollisuuksia. GABA on esimerkiksi järjestämässä International Association of Dental Research – Continental European Divisionin (IADR-CED) yhteistyökumppanina lehdistökonferenssia syyskuussa 2009 Münchenissä.
Kokonaisuudessaan tavoitteessa integroida markkinointi, internetpohjainen tekstiviestintä, kuvat ja audiovisuaalinen aines, yritysjulkaistut ja sosiaalinen media kongressiviestinnässä on pyrkimys tarjota salkullinen tietoa kongressin sisällöstä, joita omien mieltymysten mukaan voi käyttää yksitellen tai useissa vaiheissa, kaikkialta ja useilla eri tasoilla. |
|
Dr. Stefan Hartwig, GABA International AG:n ja GABA GmbH:n suhdetoiminnan ja viestinnän johtaja |
| |
| |
| | |
|
